奨学金申請時の封筒の書き方を紹介!封筒のサイズ・提出書類を確認のサムネイル画像

奨学金を申し込むときに大学やJASSOに封筒を郵送で送りますよね。その時に、封筒の書き方に困るという方は多いのではないでしょうか。この記事では、宛名など奨学金申請時の封筒の書き方や提出書類について、実際の奨学金利用者が解説します。

この記事の目次

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奨学金を申請するときの封筒の書き方は?封筒のサイズや宛名は?

最近は、大学等に通う学生の内、2.6人に1人(38%)がJASSO(日本学生支援機構)の奨学金を借りています


私自身も大学から大学院までの6年間奨学金を利用し、現在返済中です。


しかし、奨学金は申請書類などが複雑で、書類の書き方や申請に手こずっている方も多いのではないでしょうか。


さらには、

奨学金を申請する際の封筒の大きさや書き方に関して決まりがあるの?

と非常に細かい部分について疑問に思う方も多いのではないでしょうか。


この記事では、 

  •  奨学金申請封筒について(大きさ、色、書き方)
  • 申し込みに必要な書類について
  • 奨学金申請の手続方法について
  • 【参考】返済制度について
以上の内容を中心に紹介します。

この記事を読めば、申請時の封筒の書き方〜返済までの一連の流れについて網羅的に知ることができます

ぜひ最後までご覧ください。

奨学金を申請するときの封筒の書き方を実際の奨学金利用者が紹介

奨学金の申請を行う上で注意が必要な点があります。それは、「書類によって提出先が異なる」ことです。


提出先と書類の関係を以下で説明します。

提出先書類
大学マイナンバー関連以外
JASSO
(日本学生支援機構)
マイナンバー関連


具体的な書類内容については後ほど詳しく解説します。

まずは、大学、JASSO宛てそれぞれの封筒サイズ、書き方についてみていきましょう。

①大学宛てに郵送する場合

封筒のサイズ

書類を送付する際は、書類を折らずに入れることができる「角形(かくがた)2号を選ぶようにしましょう。


封筒の種類には大きく分けて、「角形(かくがた)」、「長形(なががた)」、「洋形(ようがた)」の3種類があります。それぞれの特徴を以下にまとめます。

  • 角形:長辺の長さが短辺の長さの2倍よりも短い封筒で、書類を折らずに入れられる。封入口が短辺側にある。

  • 長形:長辺の長さが短辺の長さの2倍以上ある封筒で、書類を折りたたんで入れる。封入口が短辺側にある。

  • 洋形:封入口が長辺側にある封筒で、結婚式などの招待状の送付に用いられます。
このように、角形以外は全て書類を折りたたんで入れる必要があります。

奨学金の書類は、多い人では送付枚数が10枚程度になる場合もあるため、よりスッキリ封入できる角形を選びましょう!

封筒の【表】の書き方

表には、郵便番号、送付住所、担当課もしくは担当者を記入します。年賀状や手紙を送る時と同じですね。

具体的な送付先は募集要項に載っているはずなので必ず確認してください。

その際に気をつけるべきことは、宛先が「〇〇課・係宛」と「〇〇課・係担当者宛」と書かれている場合で書くべき敬称が異なる点です。

  • 宛先が「〇〇課・係宛」の場合
     ⇛敬称は、「御中(おんちゅう)」と書く

  • 宛先が「〇〇課・係担当者宛」の場合
     ⇛敬称は、「」と書く

この理由は、書類を郵送する際の敬称は、個人宛の場合は「様」、個人以外宛の場合は「御中」と書くルールがあるためです。

宛名の敬称を間違えたとしても書類は相手へ届きますし、間違えたことが奨学金の選考自体に響くことはありませんが、「マナー」ですので間違えないように注意しましょう。

封筒の【裏】の書き方

裏には、差出人の郵便番号、住所、名前を記載します。

決まった書き方があるわけではないですが、注意点は、表書きよりも小さな文字で書くことです。

具体的には、封筒の左半分、もしくは左半分のさらに下半分程度(全体の4分の1)に収まるように書いたほうが良いでしょう。

例えば、年賀状をもらった時に宛先やメッセージよりも相手の名前・住所の方が名前が大きいと違和感がありますよね?

奨学金申請においてもそれと同様で、自分の名前と住所は大きくなりすぎないように気をつけましょう。

また、裏面に何も書かないのも良いマナーとは言えません。

裏面に郵便番号、住所、名前を書くことは意外と忘れやすいので、奨学金を申請する際にもぜひ気をつけておきたいポイントの一つです。

切手の値段

学校に直接提出する場合は郵送する必要はありませんが、予約採用など郵送で送付する場合には切手が必要となります。(予約採用については後述)

封筒の表面と裏面を書いて満足してはいけません。必ず切手を貼ってから郵送してくださいね。

角形2号の封筒の場合、A4用紙6〜7枚であれば120円切手を、8枚以上になる場合は140円切手を貼りましょう。

角形2号は「定形外郵便物の規格内」という大きさに分類され、総重量が50g以内であれば120円、100g以内であれば140円の切手が必要です。

角形封筒自体の重さが約15g、A4用紙1枚が約4gなので、A4用紙8枚であれば約47gとなり、120円切手でも良い計算となります。

しかし、紙質によっても1枚あたりの重さは変わるため、はかりなどで正確な重量が測定できる場合以外は、A4用紙を8枚以上入れる際は140円切手を貼ることをおすすめします。

②JASSO(日本学生支援機構)宛てに郵送する場合



JASSOにはマイナンバー関連の書類を送付します。


マイナンバーの提出には、必ずJASSOから学校を通じて配布している専用の「提出用封筒(緑色)」で返送する必要があります。


その際に最も注意すべき点は、郵便局から簡易書留で提出しなければならない点です。


書留とは、郵便物に追跡番号が割り振られ、郵便局から配達先までの過程をデータで記録する郵便方法です。


マイナンバーのような個人情報などの重要な物を送るときに用います。


書留で送ることで万が一郵便物が破損したり届かなかったりした場合でもある範囲内で賠償してもらうことができます。


簡易書留は、郵便局の窓口あるいはゆうゆう窓口のみで取り扱っており、コンビニなどからは送ることができないので、注意してください。

奨学金申し込みに必要な書類を確認【封筒に入れる書類とは】



貸与型の奨学金の申し込みには、高校3年生時に申込む「予約採用」と大学進学後に申し込む「在学採用」があります。


どちらの採用方法かによって必要な書類が変わってきますので、確認していきましょう。

①予約採用の場合


予約採用では主に以下の書類が必要となります。

  • 申し込みに関する書類
     ・提出書類一覧表
     ・特別永住証明書or在留カードor住民票の写し
     ・給付奨学金確認書
     ・貸与奨学金確認書兼個人信用情報の取り扱いに関する同意書

  • 社会的養護を必要とする人の書類(該当者のみ)
     ・児童自立生活援助事業(自立援助ホーム)の卒業証明書

  • 収入に関する書類
     ・給与明細計算書+給与明細書(直近3ヶ月分)など

  • 特別控除に関する書類
     ・障害のあることの証明書(障害者手帳・療育手帳等)など

  • マイナンバー提出書類
     ・マイナンバー提出書
     ・身元確認書類
     ・番号確認書類

  • マイナンバーに代わる書類(マイナンバーが提出できない場合)
     ・マイナンバー代用書類提出台紙

  • 海外居住者の追加書類
     ・年収等の実績計算書など

この中で、大学、JASSO宛に送る書類は以下のようになります。
  • マイナンバーが提出できる場合
    大学宛
    ・マイナンバー提出書類以外全て
    JASSO宛
    ・マイナンバー提出書類

  • マイナンバーが提出できない場合
    大学宛
    ・マイナンバーに代わる書類
    ・マイナンバー提出書類・マイナンバー代わる書類以外全て
    JASSO宛
    ・マイナンバー提出書類
    (マイナンバー提出できない理由を記載の上、身元確認書類及び番号確認書類を添付して提出)
    ・奨学生本人の住民票の写し(コピーの不可)


マイナンバーが提出できる場合、できない場合で少し複雑ですよね。


冒頭で説明している通り、JASSOと大学宛で異なるのはマイナンバー関連の資料かどうかですが、「マイナンバーに代わる書類は大学宛」と覚えておきましょう!

②大学採用の場合


在学採用では主に以下の書類が必要となります。

  • 確認書兼個人信用情報の取り扱いに関する同意書
  • 収入に関する証明書類(該当者のみ)
  • 特別控除に関する証明書類(該当者のみ)
  • 在留資格及び在留期間が明記されている証明書類(該当者のみ)
  • 社会的養護を必要とする者であることを証明する書類(該当者のみ)
  • その他学校が指定する書類等
  • マイナンバーの提出に必要な書類

この中で、大学、JASSO宛に送る書類は以下のようになります
  • マイナンバーが提出できる場合
    大学宛

    ・マイナンバー提出書類以外全て
    JASSO宛
    ・マイナンバーの提出に必要な書類

  • マイナンバーが提出できない場合
    大学宛

    ・マイナンバーに代わる書類
    ・マイナンバー提出書類
    ・マイナンバー代わる書類以外全て
    JASSO宛
    ・マイナンバー提出書類 (マイナンバー提出できない理由を記載の上、身元確認書類及び番号確認書類を添付して提出)
    ・奨学生本人の住民票の写し(コピーの不可)

予約採用と在学採用で提出書類が少し異なりますが、採用方式が違っても大学、JASSO宛に送る書類については変わりません。

繰り返しになりますが、JASSOと大学宛で異なるのは「マイナンバー関連の資料かどうか」をしっかり理解していれば頭の中がだいぶ整理されると思います!

奨学金を申請するときの手続きをステップごとに解説!


次に奨学金の申し込み〜採用までどのような流れで手続きしていく必要があるかについて解説していきます!


予約採用と在学採用ではこの一連の流れが少し異なるので、自分が応募する採用方式の流れについて確認してください!


予約採用の流れ~進学前~

  1. 申し込みに必要な書類の収集・・・通っている高校に奨学金の申し込みに関する資料を請求します。
  2. 必要書類の準備(書き方は応募要領を参照)・・・上記で解説した必要書類の記入や住民票などを準備する。 
  3. インターネットで申し込み・・・スカラネットという奨学金申込専用ホームページにアクセスし、必要事項を入力します。 ログインの際に必要なユーザーIDやパスワードは学校から交付されます。 
  4. 必要書類の提出・・・スカラネットから申し込んだ後は、マイナンバー関連の書類をJASSOへ、マイナンバー関連以外の書類は学校に提出します。 
  5. 選考・・・提出された資料を元にJASSOが採用にふさわしいかどうか選考を行います。 
  6. 採用候補者決定通知・・・JASSO⇛高校⇛本人の流れで通知されます。この時点ではまだ正式な奨学生として採用されたわけではありません。

予約採用の流れ~進学後~

  1. 進学届の提出・・・進学届はインターネットから行います。 その際のパスワードを進学先の学校から受領してください。 (高等専門学校へ進学した場合は届け出は紙で行います。) 
  2. 採用の決定・・・JASSO⇛進学先の学校⇛本人の流れ通知されます。 この通知によって正式に奨学生として採用となります。

在学採用の流れ

  1. 申し込みに必要な書類の収集・・・在籍している学校の奨学金申込時説明会に出席し、申し込みに必要な書類を受け取ります。
  2. 必要書類の提出(学校のみ。書き方は応募要領参照。)・・・学校が支持する期限までに、確認書・必要書類を提出する。 
  3. インターネットで申し込み・・・スカラネットという奨学金申込専用ホームページにアクセスし、必要事項を入力します。 ログインの際に必要なユーザーIDやパスワードは学校から交付されます。 
  4. マイナンバーの提出・・・スカラネットからの申し込み後、マイナンバー関連の書類をJASSOに提出します。 
  5. 採用の決定・・・家計や学力基準の観点で選考され、JASSO⇛学校⇛本人の流れで通知されます。 この通知によって正式に奨学生として採用となります。

参考:奨学金の減額返還制度・返還期限猶予制度について解説


突然の事故や怪我、さらには新型コロナウイルスによる経済への打撃などによって収入が減少し、奨学金の返済が困難という方も多いのではないでしょうか?


JASSOは、奨学金の返還に困った人に対し、2つの救済制度を設けています


それが、減額返還制度返還期限猶予制度です。

  • 減額還制度
    月々の返還金額を1/2もしくは1/3に減らすことができる制度です。
    返還金額に応じて返還期間も2倍、3倍に長くなりますが、利息を含む返還予定総額は変わりません。

  • 返還期限猶予制度
    月々の返還を先延ばしにすることができる制度で、減額返還でも困難になった場合に適用できる制度です。
    先に伸ばした分返還完了時期も延長されますが、利息を含む返還予定総額は変わりません。


以下では、これらの制度について、対象となる収入基準や適用期間、返還総額に関する情報に加え、実際に申請する際の手順について解説していきます。


奨学金の減額や免除についての記事もまとめましたので合わせてご覧いただくと良いでしょう。

減額返還制度・返還期限猶予制度とは【返還できない時の救済】

①対象となる収入基準

減額返還制度と返還期限猶予制度に関する収入基準を以下にまとめます。

減額返還制度

収入基準
給与所得の方年間収入金額325万円以下
給与所得以外の所得がある方年間所得金額225万円以下

返還期限猶予制度
収入基準
給与所得の方年間収入金額300万円以下
給与所得以外の所得がある方年間所得金額200万円以下

②適用期間 

減額返還制度と返還期限猶予制度に関する適用期間を以下にまとめます。

制度適用期間
減額返還最長15年間
返還期限猶予最長10年間

どちらも、1年毎に届け出を提出する必要があるので、忘れないようにしましょう。

③返還する総額 

利息を含む返還予定総額は、どちらの制度においても変更はありません。

すなわち、返還期間が長くなった分の利息は発生しないので、安心してください。

④返還が困難な理由について

災害、傷病、経済困難、失業などの理由があります。

参考までに例文を紹介します。

(例)現在、正社員として働いており年間収入が300万円程度ありますが、第一子の病気の治療費に加え、去年妻が第二子を出産し出費が増えている状況です。従って、奨学金の返還が困難であるため、奨学金の返還猶予(または減額返還)を希望します。

書き方のコツは、
  1. 自分の現状の年収を書く
  2. 返還が困難な理由を書く
  3. 最後に「奨学金の〇〇を希望します」と書く
です。

ご自身の状況に合わせて、ぜひ参考にしてみてください!

⑤猶予願の提出期限

決まった期間に提出しなければならないというのは特になく、いつでも申し込む事ができます。

ただし、猶予開始希望月の3ヶ月前〜1ヶ月前程度です。

猶予願を提出してから、実際に猶予されるまでに時間がかかるので、申請せざるをえない状況になった場合はなるべく早く申請しておきましょう。

減額返還制度・返還期限猶予制度の手続きの流れを解説



減額返還制度、返還期限猶予制度の手続きの流れは、以下の必要な書類の記入・準備を行い、JASSOに郵送で提出すればOKです。

奨学金の申請時と異なり、スカラネットでの手続きは特にありません。


  • 減額返還制度
    【全員必要な書類】 
     ・奨学金減額返還願&チェックシート
     ・返済が難しいことを示す証明書*

    【該当者のみ必要】
     ・マイナンバー提出書(奨学金申請時に提出した方は不要)
     ・個人信用情報の取り扱いに関する同意書
     ・休職・休業している場合に関する書類
     ・収入基準を超える場合に認められる控除に関する書類

  • 返還期限猶予制度
     【全員必要な書類】
     ・猶予願&チェックシート
     ・返済が難しいことを示す証明書*

     【該当者のみ必要】
     ・マイナンバー提出書(奨学金申請時に提出したかは不要)
     ・休職・休業している場合に関する書類
     ・猶予年限特例または所得連動返還型無利子奨学金の猶予で、奨学生本人が被扶養
      者である場合に関する書類
     ・収入基準を超える場合に認められる控除に関する書類

    *返済が難しいことを示す証明書には、マイナンバーで省略できるものとできないものがあるので、確認してみてください。

提出書類を確認【封筒の書き方も紹介】

以下で改めて封筒の書き方を紹介しますが、基本的には奨学金申請時と同じです。


封筒のサイズ

書類を折らずに入れることのできる「角形2号」を選ぶようにしましょう。

封筒の【表】の書き方

書き方は、表面の宛名は以下をそのまま記入します。

〒119-0385
独立行政法人日本学生支援機構 猶予減額受付窓口御中

この郵便番号は上記窓口の専用郵便番号となっているため、郵便番号と宛名のみで書類が届きます。

封筒の【裏】の書き方

裏面には、差出人の郵便番号、住所、名前を記入します。

書き方は、封筒の左半分、もしくは左半分のさらに下半分程度(全体の4分の1)におさまるように書きましょう。

切手の値段

角形2号の封筒の場合、A4用紙6〜7枚であれば120円切手を、8枚以上になる場合は140円切手を貼りましょう!

制度を利用するときに注意すべきこと3選!

①返済期間が長期間にわたってしまう

月々の返還額が少なくなることで、負担は小さくなりますが、その分返還期間は長くなります。

減額返還制度を利用し、最長15年延長した場合、返済にかかる期間は以下のようになります。
もともとの返済期間制度利用後の返済期間
減額返還制度
(1/2返還で15年利用)
20年27.5年
返還期限猶予制度
(最長10年利用)
20年30年

どちらの場合も7.5年〜10年近く返済期間が延びてしまう計算になります。

直近の返済を楽にできるとはいえ、30年近くの返済は大変なので、少しでもはやく通常の返還額に戻したいところですね。

②滞納してしまうと減額や猶予が中止になることも

2ヶ月以上滞納してしまうと、返還額に加え、延滞金が加算されてしまいます

減額返還制度で利用後に2ヶ月連続て滞納してしまうと、減額返還が中止となってしまいます。

さらに延滞金に加え滞納した分の金額を一括で支払わなければならないため、注意が必要です。

③延納してしまいそうな時は早めに減額返還制度・返還期限猶予制度を申請しよう

2ヶ月以上連続で滞納してしまいそうな場合は、はやめにこれらの制度を申請しておきましょう。

手続きには1~3ヶ月程度はかかってしまうため、滞納してからの申請では遅いので気をつけましょう。

まとめ:奨学金の申し込みは不備がないようにしよう

申請時の封筒の書き方〜返済までの一連の流れについて説明してきましたが、いかがでしたでしょうか?


この記事のポイントは、

  • 奨学金を申請する時の封筒サイズ、表・裏面の書き方、切手の値段


  • 奨学金申請時に必要な書類

  • 大学にはマイナンバー関連以外の資料、JASSOにはマイナンバー関連の資料を送付

  • 奨学生採用は予約採用と在学採用の2パターン

  • それぞれの採用の流れについて解説

  • 奨学金の返還が困難な時は、減額返還制度や返還期限猶予制度が利用可能

  • 上記制度の申請方法・必要書類について解説
でした。

奨学金は申請書類や方法が複雑なため、資料の不備が非常に起きやすいです。

奨学金申請をサクッと完了させ、充実したキャンパスライフをお送りください。

記事監修者「谷川 昌平」

この記事の監修者谷川 昌平
フィナンシャルプランナー

東京大学の経済学部で金融を学び、その知見を生かし世の中の情報の非対称性をなくすべく、学生時代に株式会社Wizleapを創業。保険*テックのインシュアテックの領域で様々な保険や金融サービスを世に生み出す一歩として、「マネーキャリア」「ほけんROOM」を運営。2019年にファイナンシャルプランナー取得。